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Veröffentlicht vor 5 Jahre, 5 Monate

Best in class

Optimized Print Services führt zu Einsparungen von15 bis 50 Prozent - Das Schweizer Unternehmen Graphax AG setzt neben dem klassischen Box Moving auf starke Print Services und gehört zu den führenden System- und Lösungsanbietern für Output- und Dokumentenmanagement in der Schweiz.

Drucker, ihre Verbrauchsmaterialien und ihr Support beanspruchen in den meisten Firmen zehn bis 20 Prozent des IT-Budgets. Bildlich gesehen bedeutet dies, dass jeder Büromitarbeiter durchschnittlich 700 Seiten pro Monat produziert. Es lässt sich nicht übersehen, dass Drucken, Scannen und Kopieren enorm wichtige Prozesse in der Arbeitswelt sind. Im Unterschied zu anderen Arbeitsprozessen sind sie jedoch noch wenig durchleuchtet worden. Viele Unternehmen wissen nicht genau, welche Prozesse und Kosten in ihrem Gerätepark anfallen. Meist ist dieser über die Jahre unkontrolliert gewachsen, ein Teil der Beschaffung erfolgte über den Einkauf, der andere über die IT. Es fehlt eine Gesamtsicht über Geräte, Prozesse und Kosten. Dies führt unweigerlich zu versteckten Ausgaben, die nicht nötig wären. Genau hier setzt Graphax an: Im Rahmen der Printerparkanalyse begeht das Familienunternehmen die Betriebsräume, um sämtliche Daten, auch die laufenden Kosten, zu erfassen. Dazu setzt Graphax als einziger Anbieter in der Schweiz den innovativen Asset Collector ein. Dieser wird über ein mobiles PC-Tablet Notebook bedient. Mit einem Barcodeleser werden die Gerätedaten automatisch eingelesen, mit einer Datenbank verglichen und sofort auf dem Display angezeigt. Per Mausklick werden die Daten mit den eingelesenen Gebäudeplänen verlinkt. Dies führt zu schnellen Begehungszeiten, einer hilfreichen Visualisierung und beliebigen Auswertungsmöglichkeiten. Die Printerparkanalyse ist allerdings nur der erste Schritt zu einem optimierten Outputmanagement.

«Optimized Print Services»: Die Geräteparks der Kunden werden optimiert, indem die Ist-Situatuation vor Ort analysiert wird und den Kunden gleichzeitig aufgezeigt wird, welche Massnahmen zu ergreifen sind, um eine optimale Soll-Situation zu erreichen. Dabei werden alle mit dem Outputmanagement verbundenen Prozesse und Ressourcen betrachtet.

Kosten einsparen

Weitere wichtige Schritte zeigen sich beispielsweise in der Konsolidierung, die sich mit der Vereinheitlichung der Produktionsprozesse und der optimalen Lösung am richtigen Ort befasst. So können unter anderem erhebliche Kosten für Netzanschlüsse, Service- und Raumkosten eingespart werden. Oft wird festgestellt, dass vier von fünf Netzwerkanschlüssen überflüssig sind. Wenn man bedenkt, dass einer circa 40 bis 50 Schweizer Franken im Monat kostet, so fällt das bei mehreren hundert doch ins Gewicht. Dazu kommen Folgekosten: Zuviele Geräte erhöhen unter anderem den Aufwand auf der Tonerseite.

Durch ein effektives Tonermanagement können erhebliche Einsparungen erzielt werden. Dazu gehört einerseits die Automatisierung der Tonerbestellung, andererseits der optimale Austausch der Tonerkartusche. Um den besten Zeitpunkt zu erwischen, misst ein Monitoringtool die Farbdeckung aller Farben pro Druckseite. Aufgrund des gedruckten Volumens und der gemessenen Farbdeckung kann der Restbestand im Tonerbehälter genau ermittelt und hochgerechnet werden. DasMonitoringtool ermöglicht zudem eine tonerbasierte Abrechnung nach dem Grundsatz «pay what you use». – Wer weniger Toner verbraucht, soll auch wenigerbezahlen.

Das Monitoring wird beispielsweise auch bei den Abrechnungen angewendet. Hier erhöhen die Tools von Graphax die Kostentransparenz, indem Aufwendungen pro Kostenstelle monatlich ausgelesen und via CSV-Datei direkt dem SAP zur Verrechnung zugeführt werden. So wird der Kostenstellenleiter auf Sparpotentiale sensibilisiert und Vergleiche zwischen einzelnen Abteilungen werden möglich. Monitoring kommt des Weiteren beim Erfassen von Störungen und beim Auslösen von Serviceprozessen zum Einsatz. Die Tools tragen dazu bei, dass der Gerätepark jederzeit einen hohen Qualitätslevel aufweist.

Da Graphax über neutrale Tools verfügt, können die Prozesse über alle Geräte gelegt werden. – Ein Punkt, der vor allem auch von den Kunden geschätzt wird. Denn diese sind froh, wenn sie immer ein und dieselbe Ansprechperson im gesamten Outputmanagement haben.

Optimaler Workflow

Mit dem Graphax Fleet Manager verfügt Graphax über eine hoch flexible, umfassende und sichere Lösung zur Prozessintegration. Der Fleet Manager ist der Softwareagent im Netzwerk des Kunden. Er sammelt alle Systemdaten, verpackt diese in ein verschlüsseltes ZIP-File und übermittelt sie via E-Mail an die verschiedenen Server. Dort wird das File in die Datenbank eingelesen.Störungsmeldungen, Verbrauchsmaterialbestellungen, Zählerstandsmeldungen et cetera werden administriert und automatisch an die entsprechenden Lieferanten weitergeleitet. Der Kunde hat jederzeit die volle Einsicht in seine Daten via Web, wohingegen der Einblick der Lieferanten auf ihr Produkt zugeschnitten ist. Mit dieser pro-aktiven Prozesssteuerung, in die der Kunde, die Lieferanten und auch Graphax integriert sind, gewinnt der Kunde laufend Zeit und Geld.

Dank Prozessoptimierungen erzielt Graphax bei ihren Kunden Einsparungen von 15 bis 50 Prozent. Wichtig ist aber auch der Wissenstransfer. Die Kunden erfahren,wie jede Abteilung im Verhältnis zu ihrem Druckvolumen ausgestattet ist und wie sie ausgestattet sein sollte, um einen optimalen Workflow und eine möglichst hohe Kosteneffizienz zu gewährleisten. Sie lernen, wie sie ineffizienten Arbeitsaufwand vermeiden und somit produktiver werden können. Sie erhalten eine nachhaltige Grundlage für ein mit Benchmark gesteuertes wirksames Outputmanagement.

Absolute Sicherheit

Zu den Kunden von Graphax zählen Firmen, die 50 und mehr Mitarbeitende beschäftigen. Sie sind in allen Branchen zu Hause, von der öffentlichen Verwaltung bis hin zur Schweizer Post oder zu Coop. Die Optimized Print Services sind vor allem auch für stark prozessorientierte Unternehmen interessant.

Sicherheit, Archivierung und – soweit diese beeinflussbar ist – die Gesundheit sind die Zukunftsthemen im Outputmanagement. Bereits heute bietet Graphax Mitarbeitenden, die neu im Zuge der Prozessoptimierung auf einem Etagenprinter drucken, absolute Sicherheit bei vertraulichen Daten. Je mehr elektronisch verarbeitet wird, desto wichtiger wird auch die Datenarchivierung. Hier geht es in erster Linie darum, Daten innerhalb des Workflow zu behalten. Nicht nur dieTatsache, dass 90 Prozent aller ausgedruckten Papiere innerhalb einer Stunde im Papierkorb verschwinden, spricht für einen Weg zwischen Arbeitsplatz und Drucker. Schliesslich soll man sich auch der Gesundheit zuliebe bewegen.

Die Tools der Graphax AG werden von ihren Kunden als «best in class» im Schweizer Markt beurteilt, worauf sich gut aufbauen lässt – auch in Zukunft.

Kontaktinfo

Marco Pieper

Name Marco Pieper
Position Leiter Marketing & 
Communications 
Firma Graphax AG
Adresse Riedstrasse 10
CH-8953 Dietikon 
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