It / Technik
Veröffentlicht vor 2 Jahre, 5 Monate

Der Marke treu bleiben

so sorgen Marketer für Konsistenz und Aktualität in Präsentationen

Unternehmen investieren enorme Summen in ihre Markenführung: in TV-Spots, in Hochglanzanzeigen und in die Schulung ihrer Verkäufer. Deshalb ist es wichtig, dass ihr Markenversprechen auch in der schriftlichen Korrespondenz konsistent ist. Häufig weisen aber gerade Präsentationen deutliche Defizite auf. Unübersichtlich gestaltete Folien sowie mangelnde Corporate Design-Konformität (CD) aufgrund beliebig gewählter Schriften und Farben hinterlassen bei Kunden, Bewerbern, Lieferanten und anderen Stakeholdern einen unprofessionellen Eindruck. Wenn man dann noch bedenkt, dass kleine und mittelständische Unternehmen jährlich Tausende Präsentationen nach außen kommunizieren, wird offensichtlich, wie groß das Risiko eines Imageverlusts ist.

Marketer legen Wert auf CD-Konformität und Aktualität

Viele Unternehmen – ganz gleich ob Start-up, Mittelständler oder Konzern – haben für die Nutzung von PowerPoint verbindliche CD-Richtlinien geschaffen. Laut einer Studie, die das Marktforschungsinstitut Toluna im Auftrag der Made in Office GmbH im Sommer 2011 durchgeführt hat, gibt es in knapp 65 Prozent der befragten Unternehmen mit einer Größe ab 500 Mitarbeitern entsprechende Vorgaben. Allerdings halten sich nur rund 22 Prozent der Mitarbeiter sehr gut und 44 Prozent gut an die CD-Richtlinien, wenn sie mit PowerPoint arbeiten. Und hier liegt der Knackpunkt: Unternehmen lassen sich ihren konsistenten Markenauftritt viel Geld kosten – und werden dem Markenimage in der externen Kommunikation dann doch nicht gerecht. Um zumindest bei der Office-basierten Kommunikation in Sachen CD und Aktualität der Inhalte auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt sich die Integration einer Zusatz-Software für PowerPoint. Mithilfe eines solchen Zusatzprogramms können Marketingverantwortliche einen verbindlichen Rahmen setzen, was das Layout und den Inhalt von Präsentationen angeht.

Das Herzstück: eine zentrale Bibliothek

Grundlage einer solchen Applikation bildet eine zentrale Datenbank, eine Art Bibliothek, in der sämtliche Folien, Präsentationen, Grafiken, Tabellen, Diagramme und Videos nach Kategorien gespeichert sind. Auf Basis eines flexiblen Rechtekonzepts ist es Marketingverantwortlichen möglich, die Zugriffsrechte unkompliziert zu steuern: Änderungen an einer Präsentationsvorlage sind in der Regel der Marketingabteilung vorbehalten. Auch können Marketer festlegen, auf welche Folien und Medienobjekte der Vertrieb zugreifen darf. Wichtig ist auch, dass die Software umfassende Funktionalitäten zur Sicherung des Corporate Design bietet: Lädt das Marketing neue Präsentationen, Folien oder Medienobjekte hoch, sollte die Applikation automatisch prüfen, ob diese dem Corporate Design entsprechen. Weicht das neue Element davon ab, sollte der Upload gar nicht erst möglich sein. Hilfreich ist auch, wenn Marketer verbindliche Sets aus Farben, Schriften und Grafiken definieren können, sodass ihre Vertriebskollegen zur Bearbeitung einer Folie nur auf diese ausgewählten Gestaltungsmöglichkeiten zurückgreifen können. So ist es gar nicht erst möglich, vom CD abweichende Elemente in eine Präsentation einzufügen.

Immer auf dem aktuellen Stand

Neben der CD-Konformität von Folien und Präsentationen legen Marketingverantwortliche besonderen Wert auf die Aktualität der Inhalte. In vielen Unternehmen kursieren überholte Präsentationen oder Folien mitunter jahrelang. Doch kommuniziert ein Unternehmen veraltete Informationen, etwa hinsichtlich Preisen, Referenzkunden oder Produkten, kann es ernsthaft Schaden nehmen – vom Imageverlust bis hin zu finanziellen Einbußen. Darum ist es wichtig, den Folienbestand stets aktuell zu halten und inhaltliche sowie auch formale Updates unternehmensweit zur Verfügung zu stellen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen ihrer Marke in regelmäßigen Abständen einen Neuanstrich verpassen und subtile Änderungen vornehmen, etwa am Logo, am Slogan oder an der Farbgebung. An vielen Mitarbeitern gehen diese Anpassungen aber unbemerkt vorbei. Ein PowerPoint Add-in tauscht nun das Logo oder den Slogan entweder automatisch in allen Dokumenten aus, die in der Bibliothek gespeichert sind, oder es macht den Nutzer auf veraltete Inhalte aufmerksam, sobald er eine Präsentation öffnet. Dann kann er die Aktualisierung einfach per Mausklick vornehmen.

Wichtig für den Vertrieb: Schnelligkeit und Einfachheit

Während es dem Marketing um die CD-Konformität und Aktualität von Präsentationen geht, stellt der Vertriebsmitarbeiter ganz andere Anforderungen an PowerPoint. Er möchte eine Präsentation so schnell und einfach wie möglich an seinen individuellen Bedarf anpassen können. Wer schon einmal eine Präsentation erstellt hat, weiß, wie lange die Formatierung und Gestaltung des Layouts dauern kann. Dieser Aufwand entfällt nun größtenteils, da in der Bibliothek nur CD-konforme Vorlagen und Folien gespeichert sind – kategorisiert etwa nach Produkten oder Branchen. Die Vertriebsmitarbeiter müssen sich also nicht mehr selbst darum kümmern, dass sie die aktuellen Folien verwenden. Sie stellen einfach Folien und Foliensets je nach Anwendungsbedarf zusammen, passen diese stellenweise an – und fertig. Einige wenige Applikationen machen Anwender selbst dann auf Updates aufmerksam, wenn sie eine lokal gespeicherte Präsentation mit veralteten Inhalten oder überholtem Layout öffnen. Die Zeitersparnis ist enorm: Wie die Toluna-Studie zeigt, arbeiten Mitarbeiter mit einem PowerPoint Add-in um über 20 Prozent effizienter. Zudem stellen Formatierungsleisten für Schriften, Farben, Diagramme und Textelemente das Corporate Design bei der Bearbeitung sicher. Selbst die Gliederung einer Präsentation lässt sich mit nur wenigen Eingaben und Mausklicks erstellen – sonst eine zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe. Idealerweise verfügt eine Applikation auch über eine leistungsstarke Suchfunktion, mit der man die gesamte Bibliothek einschließlich aller Bilder, Grafiken und Logos durchsuchen kann. Wenn verschiedene Parameter, wie etwa Beliebtheit, Häufigkeit und Aktualität, in die Suche einfließen, erhält der Anwender eine nach Relevanz sortierte Trefferliste.

Offline-Fähigkeit ist entscheidend

Um mit PowerPoint schnell und effizient zu arbeiten, ist die Offline-Fähigkeit eines Add-ins eine Grundvoraussetzung. Vertriebler müssen auch von unterwegs – im Flugzeug, im Zug oder im Auto – ohne Internetverbindung auf die zentrale Bibliothek zugreifen können. Das ist wichtig, um etwa letzte Änderungen an einer Präsentation unmittelbar vor dem Kundentermin vornehmen oder im ungünstigsten Fall auch eine komplette Präsentation mit minimalem Aufwand erstellen zu können. Natürlich legen auch Vertriebsmitarbeiter Wert auf optisch ansprechende Präsentationen im Corporate Design. Doch geht es ihnen nicht vordergründig darum, dem Markenimage zu entsprechen und ein konsistentes Markenversprechen zu geben. Die Aufgabe des Vertriebs besteht vielmehr darin, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu verkaufen. Eine auf den potenziellen Kunden optimal zugeschnittene Präsentation dient dabei als nötiges Mittel zum Zweck. Dass solch eine Präsentation dem CD entspricht, ist ein willkommener Zusatznutzen, steht aber auf der Prioritätenliste des Vertriebs nicht an oberster Stelle. Nichtsdestotrotz gilt: eine vom CD abweichende Präsentation vermittelt immer den Eindruck von Unprofessionalität und beeinträchtigt den Wiedererkennungswert eines Unternehmens.

Eine starke Marke

Die Arbeit mit PowerPoint gehört für beide – für Marketing und Vertrieb – zum Arbeitsalltag. Aber während es dem Marketing um CD-Konformität und Aktualität geht, legt man im Vertrieb Wert auf die einfache und schnelle Vorbereitung von Präsentationen. Doch trotz dieser verschiedenen Ansätze verfolgen beide Unternehmensbereiche im Grunde dasselbe Ziel: sie möchten ihr Unternehmen in der Außenkommunikation so professionell wie möglich präsentieren. Aber das gelingt ihnen nur, wenn die nötigen Arbeitsmittel, also die Präsentationen, den inhaltlichen und formalen Vorgaben entsprechen. Wenn Marketingverantwortliche nun dafür sorgen, dass ihre Vertriebskollegen aktuelle und CD-konforme Präsentationsvorlagen mühelos adaptieren können, leisten sie damit einen wesentlichen Beitrag in der Markenführung und sichern den Markenwert ihres Unternehmens.

Kontaktinfo

Stephan Kuhnert

Name Stephan Kuhnert
Position Geschäftsführer
Firma Made in Office GmbH
Adresse Im Mediapark 8
D-50670 Köln
Telefon +49 (0)22 199 378 50
Online anfrage@madeinoffice.com
www.made-in-office.com
.
Newsletter

Newsletterabo

Melden Sie sich zu unserem kostenlosen Newsletter an. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, das Abo zu kündigen.



Musterexemplar

Interaktives Muster

Musterexemplar