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Veröffentlicht vor 4 Jahre, 6 Monate

Die nächste Generation von Managed Print Service

Managed Print Services (MPS) weisen grosses Potenzial auf, wenn es darum geht, die Gesamtkosten für das Output-Management, also Drucken, Kopieren, Faxen, zu senken und die Effizienz für das Dokumentenmanagement zu steigern. Noch einen Schritt weiter gehen WMPS – Web Managed Print Services. Diesem webbasierten Lösungsansatz auf der Basis eines interaktiven Prozess-Portals (IPP) gehört die Zukunft.

Eine Reduktion der Betriebskosten steht bei vielen Unternehmen weit oben auf der Prioritätenliste. Und dass ein gut organisiertes und effizientes Dokumentenmanagement wesentlich dazu beitragen kann, die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu verbessern, spricht sich immer mehr im Markt herum. Aus gutem Grund. Noch immer befinden sich in vielen Firmen unterschiedliche Drucker, Kopierer, Scanner, Faxgeräte und Multifunktionssysteme verschiedener Anbieter in Betrieb. Dabei bieten sich insbesondere bei den Kosten schnell einmal Einsparpotenziale in der Grössenordnung von 30 Prozent oder mehr.

MPS schafft Kostentransparenz

Möglich machen dies Managed Print Services. Vereinfacht ausgedrückt handelt es sich bei MPS um einen Ansatz zur Optimierung und Steuerung des individuellen Druckoutputs von Unternehmen. Professionelle MPS-Konzepte verfolgen konsequent eine umfassende Vorgehensweise: Zu den wichtigsten Schritten zählen eine vorhergehende, gründliche Analyse der bestehenden Infrastruktur und Dokumentenprozesse, die daraus folgende systematische Planung für eine optimierte Infrastruktur aus Hard- und Software, deren Implementierung sowie im Anschluss den Betrieb, inklusive Wartung und Support.

Ziel jeder MPS-Lösung ist letztlich immer eine Effizienzsteigerung. Meist stehen dabei Faktoren wie beispielsweise die Senkung des TCO (Total Cost of Ownership) oder einer Verbesserung der Kopier- und Druckleistung im Vordergrund. Durch den Einsatz moderner, energiesparender Bürokommunikationssysteme und einer individuellen, bedürfnisorientierten Lösung für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement können diese Zielsetzungen erreicht werden, indem optimierte Druckprozesse implementiert werden.

Die nächste Stufe lautet WMPS

Die logische Fortsetzung des MPS-Ansatzes, wie er von Graphax vorangetrieben wird, sind Web Managed Print Services (WMPS). Wie der Name bereits sagt, kommt bei WMPS dem Internet eine Schlüsselbedeutung zu. Vielfach ist es heute so, dass Unternehmen die Gesamtsicht über die Dokumentenprozesse fehlt und nur immer gerade ein bestimmter Teilbereich gesehen wird. Damit das Potenzial von MPS aber voll ausgeschöpft werden kann, ist volle Transparenz eine wichtige Vorraussetzung. Da drängt sich Webtechnologie geradezu auf.

Die Lösung ist ein interaktives Prozess-Portal für das ganze Datenmanagement. Basierend auf funktionalen Profilen können webbasiert alle relevanten Auftrags- und Konfigurationsprozesse zwischen Kunde und Graphax gesteuert werden – von der Initialisierung bis zur Einbettung in die operativen Abläufe. Der hohe Integrationslevel eines solchen IPP sorgt sowohl für optimale Datenkonsistenz und -verfügbarkeit als auch für die gewünschte Transparenz. Zudem können mit standardisierten Schnittstellen Umsysteme datentechnisch laufend aktualisiert und kundenspezifische Workflows jederzeit integriert werden. Auf diese Weise wird ein sehr hoher Automatisierungsgrad erreicht.

Alles läuft über das interaktive Prozess-Portal

Das Web-Portal ist also gewissermassen Dreh- und Angelpunkt einer MPS-Lösung der nächsten Generation, wo alle Fäden zusammenlaufen. Es dient als zentrale Anlaufstelle sowohl für den Kunden als auch den Anbieter. Wesentliche Elemente einer solchen Plattform sind erstens ein integrierter Warenkorb mit einem dazugehörigen Konfigurator, über welchen der Kunde sämtliche Bestellvorgänge – vom Verbrauchsmaterial bis zum neuen Multifunktionsgerät – bequem abwickeln kann.

Zweitens bietet das IPP eine übersichtliche Auftragsverfolgung; alle am Prozess Beteiligten können zu jedem beliebigen Zeitpunkt sehen, in welcher Phase man sich gerade befindet und welche Schritte noch anstehen. Das fängt an bei der Bestellauslösung des Kunden mit den dazugehörigen Freigabeprozessen, geht über alle erforderlichen Konfigurationen seitens des Anbieters und endet schliesslich bei der Lieferung beziehungsweise Installation und der Übernahme der Daten in die erforderlichen operativem Systeme.

Drittens basiert der ganze Workflow auf klar definierten Profilen. Je nach Funktion einer Person sind so die unterschiedlichen Zugangsberechtigungen und Eingabemöglichkeiten eindeutig geregelt und im Portal hinterlegt. Auch der gesamte Informationsfluss wird damit gesteuert. Ausserdem sorgen verschiedene Phasen und Kontrollpunkte innerhalb des ganzen Workflows für die notwendige Qualitätssicherung und optimierte Abläufe.

Datenübernahme in operative Systeme

Viertens sorgt das Portal für eine automatische Datenübernahme ins Flottenmanagement und bei Bedarf in operative Systeme – egal ob es sich dabei um Geräte-, Personen-, Liefer- oder Servicedaten handelt. So gelangen zum Beispiel Störungsmeldungen oder Verbrauchsmaterialbestellungen ohne Verzögerung zur richtigen Stelle, um die erforderlichen Massnahmen in die Wege zu leiten. Und der Kunde ist über das Web-Portal stets im Bilde, was gerade läuft.

Fünftens schliesslich wird mit dem IPP eine sehr hohe Datenkonsistenz und -verfügbarkeit erreicht. Sämtliche relevanten Daten sind auf der Plattform zentral und sauber hinterlegt und können dort gepflegt werden. Ausserdem stehen die Daten natürlich rund um die Uhr zur Verfügung, auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones, und sind immer auf dem neusten Stand.

Auf das Kerngeschäft konzentrieren

Web Managed Print Services verfügen also über eine ganze Reihe von entscheidenden Vorteilen. In der Summe wohl am wichtigsten: Durch die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Anbieter wie Graphax können sich Unternehmen vollumfänglich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Sie legen lediglich die auf ihre spezifischen Bedürfnisse passende Strategie für das Dokumentenmanagement fest und lassen sich den Rest durch einen kompetenten, starken Partner abnehmen.

WMPS weisen deshalb so viel Potenzial auf, weil sie den Geschäftsalltag insgesamt einfacher machen und den Kunden einerseits mehr Zeit für das Wesentliche lassen und andererseits nachhaltige Wettbewerbsvorteile verschaffen.

 


 

Die Vorteile von WMPS im Überblick

  • Interaktivität auf höchstem Niveau
  • Integratives Datenmanagement
  • Alle Prozesse werden zentral über das IPP gesteuert
  • Maximale Aktualität und Transparenz
  • Hoher Automatisierungsgrad
  • Optimierung von Datenkonsistenz und -verfügbarkeit
  • Unternehmen können auf ihr Kerngeschäft fokussieren
Kontaktinfo

Graphax AG

Firma Graphax AG
Adresse Riedstrasse 10
CH-8953 Dietikon 1

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