Unternehmensführung, It / Technik
Veröffentlicht vor 5 Jahre, 8 Monate

Dokumentenmanagement – ein Schritt in die Zukunft oder unnötige Erschwernis?

In einem modernen Betrieb ist man heutzutage elektronisch ausgerüstet. Sehr gut, könnte man denken, denn so geht der Papierkonsum zurück und man schont die Regenwälder. Doch der logische Schluss trügt. Denn Papier wird in Unternehmen weiterhin gebraucht, und zwar im selben Ausmass wie zuvor.

Trotz der Umstellung von der Schriftgutverwaltung auf elektronische Bearbeitung von Daten läuft in vielen Unternehmen der Grossteil von externen Prozessen unverändert papierbasiert ab. Intern haben sich elektronische Dokumente aber mittlerweile fest etabliert. Eine Studie von Xerox ergründete das Thema Dokumentenmanagement in der Kundenkommunikation. Grundlage der Studie bildeten 360 telefonische Interviews, die in den weiter unten erwähnten Ländern im Sommer und Herbst 2005 durchgeführt wurden. Die befragten Unternehmen stammen aus den Branchen Finanzwesen, Handel, Versorgung und öffentliche Hand.

Dabei wurden in Deutschland, Frankreich und Grossbritannien jeweils 120 grosse Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen, die alle etwa ein Tausend Mitarbeiter beschäftigen.

Das Resultat war erstaunlich: 87 Prozent der Befragten deutschen Unternehmen archivieren noch Papierdokumente. Nur noch vereinzelt werden auch interne Unterlagen wie Verwaltungsdokumente, Statistiken, Analysen und Geschäftsberichte in Papierform vorgehalten.

Aber was wird überhaupt als Dokument empfunden? Die Studie besagt, dass eine grössere Akzeptanz als Dokument elektronischen Medien gebührt. Das verhiesse eine Chance der Integration der Papierdokumente in elektronische Medien, was Einsparungen und Effizienzgewinne mit sich bringen würde.

Aber was wird überhaupt als Dokument empfunden? Die Studie besagt, dass eine grössere Akzeptanz als Dokument elektronischen Medien gebührt. Das verhiesse eine Chance der Integration der Papierdokumente in elektronische Medien, was Einsparungen und Effizienzgewinne mit sich bringen würde.

Doch warum passiert keine vollständige Umstellung auf das praktischere elektronische Dokumentenmanagement, obwohl wir im Zeitalter der Technik leben? Eines der Gründe dafür dürfte sicherlich die kostenaufwendige Schulung der Mitarbeiter zum Verwalten und Bearbeiten von elektronischen Akten in Datenbänken sein. Auf der anderen Seite würde sich der Kapitalaufwand für das Mitarbeiter-Coaching lohnen, denn so könnte man die Ausgaben für das Papier und den Druck sparen.

Ein weiterer Vorteil dieses Vorgangs ist die im Vergleich zur Verwaltung von Papierdokumenten leichtere Auffindbarkeit. Dokumenentmanagementsysteme ermöglichen es, Metadaten, wie Titel, Autor, Schlagworte und Sprache zu jedem Dokument zu speichern. Und die Möglichkeit, Dokumente nach langer Zeit aufgrund gesetzlicher Erfordernisse wieder aufzufinden, ist für Betriebe unentbehrlich. Denn durch das Auffinden können finanzielle Sanktionen vermieden werden. Die Dokumentenmanagementsysteme unterstützen ihre Benutzer bei der Erfassung, Veröffentlichung, Finden und Speichern von elektronischen Dokumenten. Ausserdem sind solche Systeme multibenutzerfähig.

66 Prozent der befragten deutschen Unternehmen konvertieren Papierdokumente in ein elektronisches Format um. Auch das ist ein Zeitaufwand, der sich aber auf längerfristige Sicht lohnt. Scanning ist mit 70 Prozent die bei Weitem meistgenutzte Möglichkeit.

Zwar dient das Umwandeln von papierbasierten Dokumenten in elektronisch nutzbare Medien der Beschleunigung, sowie der Vereinfachung, verschafft aber Kopfzerbrechen bei den meisten Arbeitern: 71 Prozent der Befragten meinen, dass die Dokumentenprozesse ihrer Organisation dringend vereinfacht werden müssen.

Unternehmen, die noch immer mit Papierdokumenten arbeiten, werden bald nicht mehr Schritt halten können mit anderen Betrieben, welche eine Umstellung auf medialisierte Daten bereits vollzogen haben. Fast alle Firmen sehen in einem effizienten, Dokumentenmanagement einen signifikanten Wettbewerbsvorteil. Denn gerade in Sachen Kunden-Korrespondenz beherbergen die beschleunigten Prozesse Zeitvorteile. Diese Zeitvorteile bringen wiederum die positiven Nebeneffekte Kundenzufriedenheit und Kosteneinsparungen.

Wenn also das virtuelle Dokumentenmanagement dermassen erhebliche Vorteile mit sich bringt, scheint es fraglich, warum ein ganzes Drittel der Unternehmen sich von den tradierten Formen der Papierdokumente nicht lossagen kann. Eine mögliche Antwort darauf bringt die Studie: Ganze 72 Prozent können nicht abschätzen, wie gross das durch schnellere Prozesse realisierbare Sparpotenzial wäre. Wenn die Unternehmer also keine Einsicht erlangen, welche Vorzüge sie mit einem Dokumentenmanagementsystem erzielen würden, belassen sie alles beim Alten.

Thomas Rattin, Director Xerox Global Services, Xerox AG, zieht aus der Studie den Schluss:

«Papier wird uns noch lange als Informationsträger begleiten; die überwiegende Mehrheit der Menschen hat hier einfach eine viel engere emotionale Bindung als zu anderen Medien. Allerdings kommen immer mehr neue, elektronische Dokumentenformen hinzu, die Vorteile wie Geschwindigkeit und Kosteneffizienz bieten. Umso wichtiger ist es für die Unternehmen, klare Prozesse zu schaffen, um den maximalen Nutzen aus ihrem individuellen Dokumentenmix zu ziehen. Andernfalls werden Einspar- und Effizienzpotenziale verschenkt».

Zu bedenken gilt, dass früher nur die Papierkosten zu begleichen waren. Heutzutage müssen sich die Kosten verdoppelt haben durch die zweifache Nutzung, einerseits von elektronischen Datenverwaltungssystemen und andererseits durch die hinzu kommende Papiernutzung. Somit ist Rattins Urteil ein guter, wenn nicht dringend nötiger Vorsatz für Betriebe.

Eine Schwierigkeit der Adaption eines Dokumentenmanagementsystems ist die Verwaltung der elektronischen Daten an sich: Dadurch, dass jeder Benutzer die Dokumente auf seiner Festplatte speichert, wird die Suche erschwert. Somit wird die Verwaltung von elektronischen Dokumenten, was in jedem Betrieb eine Pflicht darstellt, schnell unübersichtlich. Das Wiederauffinden der benötigten Dokumente wird bald zu einer Odyssee. Hinzu kommt, dass nicht auf jedes in einem Unternehmen einmal abgelegte Dokument noch einmal zugegriffen wird. So entsteht die Unübersichtlichkeit und der Server wird durch die Fülle von Daten verlangsamt. Das Sortieren dieser Daten wäre ein hoffnungsloses Unterfangen und wiederum zeit- und somit kostenaufwendig. Weitere betriebswirtschaftliche Herausforderungen stellen die Fixkosten für Softwarelizenzen dar.

Das Papier ist also immer noch angesagt und das zurecht. Die Lesbarkeit von Papierdokumenten ist einfacher, weil der gedruckte Text überschaulicher ist. Es bietet sich an, gleich neben dem Text Notizen zu machen, was bei Schriften im elektronischen Format oft nicht möglich ist. Papierstapeln kann man nach Belieben durchwühlen, während man bei virtuellen Dokumenten die vorstrukturierte Ordnung befolgen muss. Und zuletzt ist Papier auch handhablicher, denn man kann es überallhin mitnehmen.

Aber es beinhaltet auch seine Tücken. Der Umgang mit Papierdokumenten muss immer ein sorgfältiger sein, denn schnell hat man eine Unordnung von zahllosen Blättern, deren Reihenfolge zu rekonstruieren Unmengen an Zeit kostet. Ausserdem gilt Papier als veraltert. Als modern gelten Visualisierungsmedien. Um Grafiken und Statistiken erstellen zu können kommt man nicht umhin, die Daten zu medialisieren.

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