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Veröffentlicht vor 4 Jahre, 1 Monat

Elektronische Archivierung - Was Unternehmen beachten sollten

Täglich gehen Briefe, E-Mails, Rechnungen oder Lieferscheine in Unternehmen ein und aus. Es werden Anträge gestellt, Angebote ausgearbeitet und eingehende Aufträge schliesslich in Vertragsform besiegelt. All diese Dokumente gilt es zu verwalten und ordnungsgemäss aufzubewahren. Ab einer bestimmten Menge sind dabei elektronische Helfer quasi unverzichtbar, es sei denn man lässt wirtschaftliche Gesichtspunkte aussen vor.

Systeme für Dokumenten-Management (DMS), Archivierung und Enterprise-Content-Management (ECM) verarbeiten sowohl papiergebundene als auch elektronische Dokumente. Sie ermöglichen hohe Transparenz, schnellen Zugriff und rechtskonforme Archivierung bzw. Datenlöschung im Sinne des Record Management.

Viele empfinden gerade das Einhalten gesetzlicher Anforderungen als notwendiges Übel. Dabei birgt das Thema Compliance beträchtliches wirtschaftliches Potential für die Unternehmen. Es fungiert als treibender Faktor für mehr Transparenz sowie höhere Verfügbarkeit von Daten entlang deren Lebenszyklus. Ob übersichtliche Prozesse, ein geordnetes E-Mail-Management oder die Chance, bei Rechtsstreitigkeiten sichere Nachweise zu erbringen: Compliance beinhaltet zahlreiche erfolgskritische Aspekte.

Je schneller Informationen zur Verfügung stehen und je transparenter sich die Abläufe gestalten, desto effizienter und gewinnbringender ist die Qualität der Unternehmensprozesse. Die ordnungsgemässe Aufbewahrung, Bereitstellung und Erschliessung von Informationen ist also mit die wichtigste Voraussetzung für eine erfolgreiche  Geschäftsabwicklung. In der heutigen Zeit spielen elektronische Informationen die entscheidende Rolle im effizienten Arbeitsprozess und verdrängen das Papier mehr und mehr. Anträge, Bestellungen, Rechnungen oder Verträge werden mittlerweile nahezu ausschliesslich elektronisch erstellt, ausgetauscht und bearbeitet.

Durchblick im Gesetzesdschungel mit ECM

Mit dem exponentiellen Wachstum der elektronischen Verarbeitung von Informationen sind auch die Anforderungen an deren Aufbewahrung, Handhabung und Transparenz gestiegen. Diverse nationale und internationale Regularien wie (Euro-)SOX, Obligationsrecht (OR) die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) oder das Steuerrecht schreiben daher die Erfordernisse an deren rechtskonforme Archivierung verbindlich fest. So regelt der GeBüV  die Grundsätze der ordnungsgemässen Führung, Datenhaltung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern, insbesondere hinsichtlich der anzuwendenden Informationstechnologie. Werden die Geschäftsbücher elektronisch geführt, sind die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung einzuhalten. Dabei gelten die allgemein anerkannten Regelwerke und Fachempfehlungen.

Auch bei der Archivierung von Dokumenten sorgen DMS- und ECM-Systeme für die Einhaltung rechtlicher Bestimmungen. Laut OR hat der Empfänger eine elektronische Rechnung so zu speichern, dass eine nachträgliche Manipulation ausgeschlossen ist. Darüber hinaus muss der gesamte Prozess der Rechnungsbearbeitung nachvollziehbar protokolliert werden – vom Eingang der Rechnung und ihrer Konvertierung über die weitere Verarbeitung bis hin zu ihrer Archivierung. Auch hier kommen die Stärken eines ECM-Systems zum Tragen: So ist die Software des ECM-Herstellers ELO Digital Office darauf ausgelegt, ein rechtskonformes Informationsmanagement im Dokumentenhandling zu gewährleisten. Dies beinhaltet die Erfassung, Verwaltung, Bereitstellung, Speicherung und Langzeitarchivierung von elektronischen Inhalten und Dokumenten.

Vor Gericht und bei der Steuerprüfung auf der sicheren Seite

Aber auch wenn es um die Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten geht, kann ein Fehlverhalten rasch zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung und im Unterliegensfall zu erheblichen Kosten führen. Das Stichwort E-Discovery fasst die Massnahmen der elektronischen Beweiserhebung vor Gericht zusammen. Hierunter sind alle Abläufe zu verstehen, in denen elektronische Daten mit der Absicht gesucht, geortet und gesichert werden, diese in einem zivilen oder strafrechtlichen Prozess zu verwenden. Zur Beweisführung zugelassen werden diese Daten nur, wenn sie innerhalb einer definierten, unverrückbaren Frist lückenlos aufgefunden und bereitgestellt werden.

In der Praxis blieben schon verschiedene Konfliktparteien den Nachweis schuldig – die fraglichen E-Mails oder Dokumente waren gelöscht bzw. nicht mehr auffindbar. Die entstandenen Schäden hätten vermieden werden können. Klare Regeln zur Verwaltung elektronischer Dokumente in den Unternehmen sind daher eine Notwendigkeit. Nur so ist die organisatorische Basis für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gegeben. Hier kommt ECM-Systemen als wichtigem Werkzeug eine führende Rolle zu, um mehr Verfahrens- und Dokumentensicherheit zu gewährleisten. Sie sorgen beispielsweise mit Hilfe der serverbasierten E-Mail-Archivierung für die automatisierte und vorgangsbezogene revisionssichere Ablage der E-Mails. 

Basis für sichere und effektive Geschäftsprozesse

Vor dem Hintergrund der vergangenen Finanzmarktkrise gewinnt die Thematik Compliance – insbesondere der Sarbanes-Oxley-Act (SOX) und Basel II – verstärkt an Bedeutung. Sofern ein Schweizer Unternehmen seine Wertpapiere an US-Börsen handelt wird zum Beispiel der SOX relevant. Informationstransparenz und Prüfbarkeit der Unternehmensprozesse sind hier die Schlüsselworte.

Nur wenn effiziente Kriterien zur Informationsverwaltung definiert sind, ist es auch wirklich möglich, Geschäftsabläufe zu überschauen und Kennzahlen zu bewerten. Durch die Globalisierung bestimmt ein harter Wettbewerb die wirtschaftlichen Anforderungen an die Unternehmen. Es geht darum, den bestmöglichen Weg zu finden, um alle Unternehmensressourcen so effektiv wie möglich einzusetzen. Compliance bedeutet in diesem Kontext kein notwendiges Übel, sondern die Grundlage für sichere und effektive Geschäftsprozesse. Im Zuge dessen sind ECM-Systeme als elementare Werkzeuge anzusehen, die dazu beitragen, die Compliance-Anforderungen auf einfache Weise im Unternehmen umzusetzen.

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Karl Heinz Mosbach

Name Karl Heinz Mosbach
Position Gründer & Geschäftsführer
Firma ELO Digital Office CH AG
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