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Veröffentlicht vor 5 Jahre, 8 Monate

Chancen und Nutzen der Email-Archivierung

Die Email ist zweifellos eine der unstrukturiertesten aller unstrukturierten Kommunikationsmedien. Mail-Nachrichten enthalten eine stark divergierende Vielfalt von Inhalten und Anhängen. Allein schon deshalb steigt die Herausforderung mit jedem Tag, dieses Instrument hinsichtlich der geschäftsrelevanten Nutzung zu beherrschen.

IT-Abteilungen aller Unternehmen sehen sich mit rasch wachsenden Email-Accounts ihrer Mitarbeitenden konfrontiert. Die Fragestellungen nehmen zunehmend einen komplexen Charakter an. Umfassten Emails noch vor wenigen Jahren vorwiegend Lauftext, haben sie sich heute zu komplexen Gebilden meist sehr IT-affiner User entwickelt. Mittlerweile sind grafische Mails mit Webinhalten, PDF-, Office- oder animierten Anhängen zum Alltag geworden. Dazu kommt, dass die Datenmengen in Email-Accounts gemäss aktuellen Studien exponentiell anwachsen.

Dieses Datenwachstum hat zur Folge, dass die Kosten für für den Speicher beziehungsweise für die Serverinfrastruktur von Unternehmen in den letzten Jahren stark gestiegen sind und weiter steigen werden. In diesem Zusammenhang müssen Unternehmen zudem zur Katastrophenvorsorge mehr Zeit für das Backup und einen allfälligen Restore einplanen. Um der Problemstellung des übermässigen Wachstums proaktiv zu begegnen, behelfen sich IT-Leiter nicht selten mit einer Grössenbeschränkung der Mailboxen. Diese führt jedoch teilweise dazu, dass Mitarbeitende entweder lokal Archive anlegen oder Emails gar nach eigenem Gutdünken löschen.

Im Streitfall ist die Rechtsabteilung oder Geschäftsleitung einer Unternehmung darauf angewiesen, dass geschäftsrelevanten Emails schnell gefunden werden und dass zeitgleich auf sie zugegriffen werden kann. Oft ist es so, dass genau solche geschäftsrelevanten Emails den oben erwähnten Löschaktionen einzelner Mitarbeitender zum Opfer fallen. Sind derartige Mails in lokalen Archiven abgelegt, ist es nicht möglich, diese durch eine zentrale Stelle effizient und rasch verfügbar zu machen. Zudem besteht bei lokalen Archiven die nicht zu unterschätzende Gefahr, dass Emails austretender Mitarbeitender für das Unternehmen verloren gehen. Durch das zum Teil mangelnde Bewusstsein über die Wichtigkeit von Email-Nachrichten, setzten sich immer noch viele Unternehmen – aufgrund fehlender respektive verloren gegangener Beweise – dem Risiko von Forderungsverlusten und/oder zivilrechtlichen Schadenersatzpflichten aus. Deshalb setzen sich Geschäftsleitungen und ITAbteilungen einer Unternehmung in vielen Unternehmen heute übereinstimmend für ein zentrales Email-Archiv ein.

Im Rahmen einer ganzheitlichen Betrachtung der Relevanz einer adäquaten Email-Archivierung darf aber eine wichtige Interessengruppe nicht vernachlässigt werden. Es sind dies die Mitarbeitenden der Fachbereiche. Sie arbeiten täglich direkt für Kunden, für Lieferanten oder in Projekten und erbringen so wertschöpfende Leistungen im betriebswirtschaftlichen Sinn. Die Personen dieser Interessengruppe, die wohl das Gros aller Angestellten ausmacht, verstehen ihren Email-Account als Kommunikationsmittel und Nachschlagewerk von unschätzbarem Wert. Dabei ist das Bewusstsein wichtig, dass dieses Wissen kein persönliches Gut ist, sondern zum Grossteil ein Allgemeines, also auch für die Unternehmung relevantes.

Die Frage nach der „richtigen“ Email-Archivierungslösung für ein Unternehmen kann nur beantwortet werden, wenn alle drei relevanten Anspruchsgruppen und ihre Motivation berücksichtigt wird. Geschäftsleitung, IT-Abteilung und die Mitarbeitenden der Fachbereiche verfolgen alle unterschiedliche Ziele und betrachten die Thematik der Email-Archivierung aus einem anderen Blickwinkel.

 

Wie bereits erwähnt, werden sich die Geschäftsleitung sowie die IT-Abteilung für ein zentrales Archiv einsetzen. Die zentralen Fragen sind aber, ob auch die Mitarbeitenden der Fachbereiche von dieser Lösung profitieren können und welche Nutzen die verschiedenen Interessengruppen in der Lösung eines zentralen Archivs sehen.

Die Geschäftsleitung sieht ihre Verantwortung für die rechtskonforme Archivierung mit einem zentralen Email-Archivierungssystem wahrgenommen. Geschäftsrelevante digitale Informationen wie E-Mails sind seit der OR-Revision im Jahr 2002 in der Schweiz entsprechenden Dokumenten aus Papier gesetzlich gleichgestellt. Wie physische müssen auch elektronische Dokumente zum Nachweis von Geschäftsprozessen zehn Jahre lang sicher und gemäss den Vorgaben der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) aufbewahrt werden. Im Handelsregister eingetragene Unternehmen sind verpflichtet, alle unternehmenskritischen elektronischen Daten „revisionssicher“ zu archivieren. Alle ein- und ausgehenden Emails, wie auch sämtliche, von Applikationen erzeugten, digitalen Dokumente sind auf unveränderbare Informationsträger (WORM-Medien) zu speichern. Oder die Speicherung muss so erfolgen, dass nachträgliche Veränderungen zweifelsfrei nachweisbar sind. Darüber hinaus verlangt das Gesetz, dass elektronische Dateien jederzeit innert nützlicher Frist einsehbar sind. Dafür stehen bei einer zentralen Archivierungslösung effiziente Suchmechanismen für die archivierten Datenbestände zur Verfügung.

Für die IT-Abteilung liegt der Hauptnutzen einer zentralen Archivierungslösung in einer gezielten Archivierung von Email-Inhalten und -Anhängen. Beim Archivierungsprozess wird geprüft, ob dieselbe Email oder der Anhang bereits archiviert wurde. Im Falle von Duplikaten nimmt das System keine erneute Archivierung vor, sondern setzt nur einen Verweis auf die bereits archivierte Datei. So kann ein „schwerer“ Anhang, der an mehrere Mitarbeitende gesendet wurde und somit mehrfach auf dem Mailserver abgespeichert ist, einmal archiviert, mehrfach verlinkt und auf dem Mailserver gelöscht werden. Dieses Vorgehen spart Ressourcen ohne Informationsverlust.

Für die Fachbereiche ist auf den ersten Blick noch kein direkter Nutzen zu erkennen. Doch mit einem zentralen Email-Archivierungssystem können die Mitarbeiter auf die individuellen lokalen Archive verzichten und auf ein automatisiertes, effizientes und zuverlässiges Tool zurückgreifen, eingebettet in die gewohnte E-Mailumgebung. In Kombination mit einer entsprechend offenen Firmenkultur ist ihr Knowhow damit langfristig gesichert und kann übergreifend genutzt werden. Die täglichen Benutzer werden damit die grossen Gewinner einer zentralen Lösung.

Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Beschaffung eines umfassenden Enterprise Content Management Systems anstelle eines spezifischen Email-Archivs. Der Vorteil eines solchen Systems ist die Vermeidung weiterer Siloapplikationen und die direkte Verbindung des Mediums Email mit anderen un- oder schwachstrukturierten Medien wie beispielsweise Files. Nur dadurch kann ein Gesamtkontext über ALLE verfügbaren Daten zu einem Geschäftsfall im ECM-System hergestellt werden. Jeder Mitarbeiter mit direktem Kundenkontakt wünscht sich beispielsweise eine komplette Übersicht auf die gesamte Korrespondenz mit seinem Kunden, egal ob Rechnung, Brief oder Email. Die Zusammenführung von unterschiedlichen Medien ist in einem ECM-System ist technisch problemlos möglich, wenn diese Anforderung von Anfang an berücksichtigt wird.

Die Einführung eines zentralen ECM-Systems kann schrittweise erfolgen. Mit einem schrittweisen und möglichst iterativen Vorgehen reduzieren sich nicht nur die Projektrisiken sondern die Mitarbeitenden haben auch die Möglichkeit, sich mit dem System vertraut zu machen und es optimal mitzugestalten.

Bei der Einführung einer entsprechenden Lösung ist der ganzheitliche Aspekt ins Zentrum zu rücken. Es empfiehlt sich nach dem übergreifenden Konzept in kleinen Schritten vorzugehen. Damit reduzieren sich nicht nur die Risiken sondern die Mitarbeiter und Nutzer können sich früh mit dem System vertraut werden und das System optimal mitgestalten.