Unternehmenskommunikation
Veröffentlicht vor 1 Jahr, 9 Monate

IT-Trends revolutionieren die Büroarbeit

Neue Informationstechnologien verändern den Büroalltag: Modernes Dokumentenmanagement für Unternehmen lässt sich mit Smartphones bedienen und verfügt über ähnliche Feedfunktionen wie bei Social Media üblich. Der Vorteil für KMUs und Grossunternehmen: Sie haben grosse Datenmengen besser im Überblick und sie sparen Zeit im Alltagsgeschäft.

E-Mails, Verträge, Dokumente in Word, Excel und PDF und anderes mehr: Längst hat die Datenflut die Unternehmen erreicht. Weil es so viele Dokumente sind, spricht man auch von „Big Data“. Wer sie nicht in den Griff kriegt, leidet unter erhöhten Administrationsaufwänden, überladenem Speicher, Sicherheitslücken und einer fehlenden Übersicht. Software in Form eines Enterprise-Content-Management-Systems schafft Abhilfe. Es erfasst und erkennt Dokumente automatisch, ordnet sie richtig zu und präsentiert dem Nutzer über eine Schlagwortsuche die gewünschte Datei in wenigen Sekunden. Der Hauptnutzen für die Anwender: Wer den Überblick über seine Daten und Informationen behält und gezielt die relevanten Informationen herausfiltern kann, spart wertvolle Zeit. Aktuell im Trend: Die automatisierte Erfassung und digitale Archivierung von Papierbelegen. Ist ein Dokument gescannt worden, erkennt eine Software den Inhalt des Papiers, bringt wo nötig Ergänzungen an und ordnet es im Archiv richtig ein. Und das alles automatisch und in kürzester Zeit.

Wissen und Erfahrungen austauschen

Viele geschäftsrelevante Informationen sind auch bei den Mitarbeitenden persönlich vorhanden – es sind ihre Erfahrungen und ihr Know-how. Wie lässt sich dieses Wissen effizient erfassen und nutzen? Ein Lösungsansatz dafür ist „Social Collaboration“. Es geht dabei darum, nach dem Kommunikationsprinzip von sozialen Netzwerken wie Facebook und Co., Wissen und Erfahrungen auszutauschen. Neu sind entsprechende Softwaremodule direkt im Dokumentenmanagement integriert. So zum Beispiel der Dokumenten-Feed des internationalen Softwareherstellers ELO. Er ermöglicht den Nutzern einen verzögerungsfreien, interaktiven Informationsaustausch. Dokumentenbezogene Kommunikation sowie Ereignisse werden übersichtlich und chronologisch dargestellt. Berechtigte Anwender können eigene Feeds eröffnen oder bereits geöffnete kommentieren. Weiter sind Anwender in der Lage, analog zu den sozialen Netzwerken Beiträge zu verfassen sowie bestehende Beiträge oder Aktionen zu kommentieren. Dabei zeigt das Tool alle Versionsänderungen an. Darüber hinaus können geschäftsprozessspezifische Aktivitäten über Workflows, ELO Clients oder Fremdapplikationen in den Feed aufgenommen werden.

Das Teilen und Austauschen von Wissen stösst aber auch auf Skepsis. Nicht alle Unternehmen und Mitarbeitenden sind bereit, ihr Know-how zur Verfügung zu stellen.

Arbeiten von unterwegs aus

Weitere Veränderungen im Arbeitsalltag bringt der Zugriff auf Geschäftsdaten über Mobiles und andere Endgeräte mit sich. So kommt es zum Beispiel oft vor, dass Mitarbeitende noch abends von zuhause aus über das Webmail geschäftliche Nachrichten lesen und verschicken. Oder sie arbeiten während der Zugfahrt noch am Smartphone weiter. Damit ist aber auch eine Herausforderung verbunden: Arbeit und Privatleben gilt es mit klaren Regeln strikt zu trennen. Verwaltet ein Angestellter das private und das geschäftliche E-Mailkonto über dasselbe Programm, kann es vorkommen, dass geschäftliche Mails versehentlich über die private Adresse verschickt werden oder umgekehrt. Auch bei Smartphones ist es nicht ganz einfach, Beruf und Freizeit zu trennen. Hersteller arbeiten an einem Produkt, das dem Konsumenten mit einem einfachen Knopfdruck den Wechsel zwischen privatem und geschäftlichem Modus ermöglichen soll.

Abflachen dürfte hingegen der Trend „Bring your own device“. Der Grund: Die Unternehmen rüsten ihre Mitarbeitenden vermehrt mit Endgeräten wie Smartphones und Tablets aus. So brauchen die Angestellten diese nicht mehr selbst mitzubringen.

Daten in die Cloud auslagern

Unternehmen können ihre Daten auch in eine Cloud auslagern. Diese wird von externen Anbietern zur Verfügung gestellt und ist über das Internet erreichbar. Dabei empfiehlt es sich, eine sogenannte „Private Cloud“ auszuwählen. Diese ist durch besondere Verschlüsselung und einen eingeschränkten Zugriffsradius abgesichert. Bei der Auswahl des Cloudanbieters gilt es auch darauf zu achten, wie flexibel dieser ist: Welche Kündigungsmöglichkeiten gibt es? Was passiert mit den Daten, wenn der Vertrag aufgelöst wird? In welchem Land liegen die Daten? Was bedeutet das aus rechtlicher Sicht? Wie werden die Daten betreut? Wie schnell ist ein Zugriff auf die Daten möglich? Diese Fragen müssen geklärt werden, bevor ein Unternehmen mit einem Cloudanbieter eine Zusammenarbeit eingeht.

Die Herausforderung im Umgang mit Clouds besteht auch darin, bei der Geschäftsleitung und bei Mitarbeitenden Akzeptanz für diese Lösung zu schaffen. Sie ist noch nicht allen vertraut, weshalb es bisweilen Überzeugungsarbeit braucht.

Die IT-Trends verändern die Arbeit im Büro nachhaltig. Die Papierberge werden kleiner, die Arbeitszeiten flexibler und das Arbeiten von unterwegs und zuhause aus nimmt zu. Unternehmen können mit einem modernen Informationsmanagement viel Zeit sparen. Gleichzeitig sollten sie die Herausforderungen, welche die Trends mit sich bringen, nicht vernachlässigen. So gilt es der Datensicherheit genügend Aufmerksamkeit zu schenken, den Cloudanbieter sorgfältig auszuwählen und das mobile Arbeiten genau zu regeln. Und zu guter Letzt: Auf Veränderungen der Arbeitskultur reagieren Mitarbeitende sensibel. Es gilt, sie frühzeitig und verständnisvoll an Neuerungen heranzuführen.

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Helmar Steinmann

Name Helmar Steinmann
Firma ELO Digital Office CH AG
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Telefon +41 (0)43 544 39 00
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