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Veröffentlicht vor 5 Jahre

Produktkonfigurator optimiert Prozesse

Die Herausforderungen hinsichtlich der betrieblichen Prozessketten steigen mit der zunehmenden Individualisierung der Produkte bzw. der Kundenwünsche. Das ERP-System muss die Prozesse vom Angebotswesen über die Auftragserfassung bis hin zur Produktion optimal abbilden.

Im härteren internationalen Wettbewerb können nur noch die Unternehmen überleben, die den steigenden Kundenanforderungen am besten gerecht werden. Die Grundlage zur Erfüllung spezifischer Kundenwünsche werden durch ein flexibles Produktprogramm mit vielen Ausführungsvarianten geschaffen. Variantenfertiger haben jedoch einen erheblichen Aufwand zu investieren, um kundenspezifische Ausführungen ihrer Produkte im Vertrieb und in der Auftragsabwicklung zu handhaben.

Kundenspezifische Varianten entstehen durch Modifikation von Standardprodukten oder durch kundenspezifische Auslegung von Standardbauteilen in einer abgestimmten Ausführung. Bereits durch Kombination weniger Bauteile in unterschiedlichen Ausführungen entstehen gigantische Grössenordnungen der technisch möglichen Produktvielfalt. Das Handling der Varianten und die daraus entstehenden Probleme treten in allen Phasen der Offert- und Auftragsabwicklung auf. Besonders aufwendig und auch problematisch ist bereits die Angebotserstellung für eine kundenspezifische Produktausführung.

In vielen Unternehmen erfolgt die Projektierung "von Hand". Die Erstellung von Produkt- und Angebotsunterlagen (Lieferumfang / Stückliste, Kalkulations-unterlagen, Zeichnungen, Produktbeschreibungen etc.) ist mühsam und zeitraubend. Erhält man den Zuschlag, kommen Auftragsbestätigungen, detaillierte Stücklisten und Fertigungsunterlagen hinzu. Dies führt zu den in der Praxis allzu gut bekannten Problemen:  Qualitätsmängel  der Angebote, Projektierungsfehler, Kalkulationsfehler, Hektik, zu lange Bearbeitungszeiten.

Bereits die Klärung des Kundenwunsches bereitet grosse Schwierigkeiten und erfordert daher viel Zeit und Geld. Trotz mehrerer manueller Abklärungen bezüglich des Kundenwunsches werden viele Probleme erst in der Fertigungsabteilung erkannt. Dies führt schlussendlich zu erheblichen personellen, organisatorischen und auch kostenintensiven Aufwänden.

Variantenreiches Puzzle

Die Leistungsfähigkeit sowie die Verfügbarkeit eines integrierten Produktkonfigurators sollten eines der entscheidenden Kriterien in dem Auswahlverfahren der neuen ERP-Lösung sein. Entsprechend dem Anforderungsprofil, das massgeblich von der Einsatzumgebung abhängig ist, kann eine grosse Vielzahl an Varianten bei der Konfiguration eines Produktes bestehen:

Angefangen von der Benutzeroberfläche über die Temperaturen des Umfeldes, allfälligen Vibrationen an Maschinen oder auf Fahrzeugen, der Verschmutzung durch Staub oder Spritzwasser bis hin zur Spannungsversorgung oder auch Datenanbindung. Waren die Anzahl der Komponenten und die daraus resultierenden Kombinationsmöglichkeiten lange Zeit überschaubar, haben sie sich in den letzten Jahren durch die immer schnelleren technischen Entwicklungsschübe zu einem komplexen Puzzle entwickelt. Existierten früher vielleicht zehn unterschiedliche Komponenten in der Preisliste, sind es heute wahrscheinlich mindestens doppelt so viele und deren Daten müssen permanent gepflegt und auf Abhängigkeiten überprüft werden. So erfüllen beispielsweise fünf Komponenten zwar die Anforderungen bei der Temperatur und der Verschmutzung, können aber nicht mit anderen Komponenten kombiniert werden, die parallel etwa für eine hohe Performance benötigt werden. Die Pflege gerade dieser Abhängigkeiten, die sich aus den vielen verschiedenen Anforderungskriterien der Kunden ergeben, erfordert auf Dauer einen erheblichen personellen und zeitlichen Aufwand bei der Abbildung der Konfiguration z.B. mit Excel. Erschwerend kommt hinzu, dass Hersteller sehr viel Wert auf einen langfristigen Support ihrer Produkte gegenüber den Kunden legen, so dass neue Komponenten immer abwärtskompatibel zu älteren sein sollten Dies erhöht die Abhängigkeiten der einzelnen Komponenten bei der Konfiguration noch einmal um ein Vielfaches. Die zunehmende Anzahl der Möglichkeiten und Abhängigkeiten wird trotz aufwändiger Pflege in Excel zwangsläufig zu fehlerhaften Konfigurationen führen, da keine Angestellten in der Technik oder im Vertrieb alle Möglichkeiten berücksichtigen können. Die daraus resultierenden Probleme ziehen sich teilweise durch mehrere Abteilungen und werden erst in der Fertigung sichtbar.

Alles im Informationsfluss

Mit Einsatz einer modernen ERP-Lösung mit einem integrierten Produktkonfigurator können diese Probleme resp. Mehraufwendungen deutlich reduziert werden. Gefordert ist eine zentrale Datenhaltung mit einer einfachen Zugriffsmöglichkeit auch für Niederlassungen und Partner im In- und Ausland. Features und Module für CRM, Controlling oder ein Online-Webshop sollten in der Systemarchitektur nahtlos integriert sein. Eine moderne Systemarchitektur zeigt sich auch darin, dass der Zugriff auf die ERP-Funktionen aus-schliesslich über einen Browser erfolgt, wodurch die Administrierung der Lösung sowie Anbindung externer Mitarbeitenden und Vertriebspartner enorm erleichtert wird. Der Browserzugriff bedeutet zudem, dass jede einzelne aufgerufene Funktionsmaske als Link abgebildet wird. Somit kann beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter einer Filiale bei einer Frage diesen Link einfach per Mail schicken und der Vorgesetzte kann sich via Link sofort in die gleiche Maske klicken. Im Gegenzug kann das Management etwa Links zu offenen Rechnungen oder über das Controlling erstellte Auswertungen an den Vertrieb versenden.

Mehr Sicherheit in der Planung

Ein Unternehmen profitiert wesentlich vom integriertem Produktkonfigurator. Dieser bildet nämlich nicht nur die vielen verschiedenen Varianten komplett mit allen Abhängigkeiten ab, sondern ermöglicht auch eine Verknüpfung dieser Informationen mit verschiedenen ERP-Funktionen etwa im Einkauf, der Fertigung oder auch dem Service. Der Konfigurator kann intern, per Webshop von Partnern oder dank einer modernen Systemarchitektur auch von Vertriebsmitarbeitenden auf einem Notebook genutzt werden. Die Definitions- und Pflegewerkzeuge für den Aufbau der hinterlegten Regelwerke berücksichtigen das unterschiedliche technische Vorwissen der Mitarbeitenden in verschiedenen Abteilungen.

Eine übersichtlich gestaltete grafische Oberfläche erleichtert die Konfiguration bis hin zu Fragen der Kompatibilität zu bisherigen und bereits für die Zukunft angekündigten Produktvarianten. Dabei werden unter Berücksichtigung von Abhängigkeiten die relevanten Merkmale Schritt für Schritt abgefragt, so dass auch Mitarbeitende ohne tiefes technisches Verständnis jedes Produkt fehlerfrei und kundengerecht konfigurieren können. Der Nutzen ist enorm, da der Produktkonfigurator damit zugleich als Wissensdatenbank dient, die mögliche und unmögliche Zusammenstellungen nicht nur veranschaulicht, sondern auch erklärt und damit das Produktwissen etwa hinsichtlich der Anzahl und zentralen Optionen der aktuell eingesetzten Komponenten erhöht.

Auch Kunden können den Produktkonfigurator bequem über den Webshop nutzen. Spezifische Kundenkonfigurationen sowie gegebenenfalls Rabatte und spezielle Lieferkonditionen lassen sich individuell hinterlegen. Eine Bestellung im Shop wird automatisch als Auftrag in der ERP-Lösung angelegt. Relevante Informationen werden an den Einkauf und die Fertigung übermittelt. Die Produktion kann dannach den Auftrag unter Berücksichtigung von Lagerbeständen und personellen Kapazitäten sofort präzise einplanen. Aus Sicht der Arbeitsvorbereitung unterstützt das ERP daher ein abteilungsübergreifendes Denken, sorgt für klare Abläufe und erhöht damit die Planungssicherheit.

Fazit

Um dem stetig steigenden Anforderungsniveau der Kunden zu entsprechen und eine Grundlage für weiteres dynamisches Wachstum zu schaffen, müssen Variantenfertiger frühzeitig in die Optimierung und Konsolidierung ihrer IT-Infrastruktur investieren. Eine entscheidende Funktion in der neuen IT-Umgebung übernimmt dabei die ERP-Lösung.

Dabei deckt eine breite Funktionalität die unterschiedlichen Anforderungen der Geschäftsbereiche ab und der integrierte Produktkonfigurator sorgt  abteilungsübergreifend für effizientere und sicherere Prozesse rund um das Kernprodukt.

Der entscheidende Vorteil liegt in der kostenneutralen Erhöhung des Kundennutzens, da Anwender in der Lage sind, jeden beliebigen, technisch machbaren Kundenwunsch flexibel und kontrolliert zu fertigen und dadurch in kürzester Zeit zu liefern.

Kontaktinfo

Norbert Deplazes

Name Norbert Deplazes
Position Leiter Marketing & Verkauf
Firma AP Schweiz Informatik AG
Adresse Luzernerstrasse 23
CH-6037 Root
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