Marketing, Management
Veröffentlicht vor 5 Jahre, 1 Monat

Schalten Sie die Sitzungsturbos ein!

So gestalten Sie zielführende Meetings statt langwieriger Sitzungen.
Meetings bestimmen unseren Arbeitsalltag stark. Je höher die Management-Funktion, desto mehr Zeitfenster sind in der Agenda für Besprechungen und Sitzungen verbucht. Auch Menschen, die sich im Unternehmen stark einbringen durch ihre Mitarbeit in Projekten, verbringen einen Grossteil ihrer Projektzeit in Projektmeetings. Ist diese Zeit wirklich immer sinnvoll eingesetzt? Rechtfertigen die Ergebnisse des Zusammensitzens die investierte Zeit? Wenn Sie diese beiden Fragen nicht spontan mit einem klaren Ja beantworten können, dann lohnt es sich, Ihre Meetings auf die 7 Sitzungsturbos zu überprüfen.

Sitzungsturbo Nr. 1: Ein klares Ziel

Der römische Philosoph Seneca brachte es so auf den Punkt: „Wer den Hafen nicht kennt, für den ist kein Wind der richtige.“ Übertragen auf Meetings bedeutet das: Wenn nicht von Anfang an klar kommuniziert wird, wofür das Meeting einberufen wird und was das gemeinsame Ziel ist, braucht man sich nicht wundern, wenn zwar stundenlang geredet wird, aber am Schluss unklar ist, was der Sinn und Zweck des Ganzen war. 


Wichtig ist auch, dass die Teilnehmenden wissen, ob es sich bei einem Thema um eine reine Information handelt, ob eine Entscheidung getroffen werden muss, über die diskutiert werden kann, oder ob es um einen Auftrag für jeden Einzelnen geht, der nicht mehr verhandelbar ist. Diskussionen über Dinge, die nicht mehr zu ändern sind, sind einer der schlimmsten Zeitfresser in Meetings. Deshalb lohnt es sich auch, schon vor dem Meeting zu überlegen, ob ein Meeting überhaupt der richtige Kommunikationskanal ist. Eine Telefonkonferenz oder ein Rundmail können passende und kostengünstige Alternativen sein. Machen Sie keine Sitzung für 5000 Franken wegen einer Entscheidung von 50 Franken.


Sitzungsturbo Nr. 2: Eine schriftliche Agenda

Damit jeder weiss, was auf ihn zukommt, ist es sinnvoll, zusammen mit der Einladung auch gleich die Agenda zu verschicken. So können zusätzliche Themenwünsche von den Teilnehmenden vorab eingereicht werden und bringen nicht als Spontaneinwürfe das Zeitmanagement während des Meetings in Schwierigkeiten. In Zeiten von Kalenderprogrammen wie Outlook, empfiehlt es sich, die Einladung inkl. Traktanden und Vorbereitungsunterlagen direkt elektronisch über die Kalenderfunktion zu verschicken. So sind alle gleichzeitig informiert, haben den Termin garantiert richtig in der Agenda und eine Teilnahmebestätigung geht automatisch an den Sitzungsleiter.  


Sitzungsturbo Nr. 3: Die seriöse Vorbereitung aller

Geben Sie den Teilnehmenden die Chance, sich auf das Meeting vorzubereiten – und fordern Sie die Vorbereitung auch ein. Die Zeit, sich in ein Thema einzulesen, Hintergründe zu verstehen und sich eine erste Meinung zu den anstehenden Entscheiden zu bilden, sind Aufgaben, die jeder für sich alleine erledigen kann. So kann die gemeinsame Zeit in der Sitzung effektiv und effizient genutzt werden. 


Sitzungsturbo Nr. 4: Ein geeigneter Raum

Am besten funktionieren Meetings in einem ausreichend grossen, hellen Raum (so dass die Beteiligten genügend Luft und Licht haben, um konzentriert bleiben zu können), der störungsfrei von Lärm und Telefongeklingel ist. Das bedingt auch die Spielregel, dass alle Teilnehmenden ihr Handy ausschalten (am besten ganz aus und nicht nur auf stumm, da der Angerufene sonst trotzdem abgelenkt wird). Je kürzer das Meeting, desto einfacher ist es, das Telefon für diese Zeitspanne auf eine Stellvertretung umzuleiten. Übrigens: Es muss nicht immer ein „Sitzungszimmer“ im wahrsten Sinne des Wortes sein. Halten Sie das Meeting zur Abwechslung mal im Stehen! Sie werden sehen: Das verkürzt die Meetingzeit. 


Sitzungsturbo Nr. 5: Ein entschlossener Sitzungsleiter

Der Sitzungsleiter hat die Fäden in der Hand. Er sorgt dafür, dass die Agenda eingehalten wird, bezieht alle Beteiligten mit ein, stoppt Vielredner und führt Entscheidungen herbei. 


Sitzungsturbo Nr. 6: Die richtigen Teilnehmenden 

Dass viele Sitzungen als Zeitverschwendung betrachtet werden, liegt auch daran, dass Teilnehmende anwesend sind, für die die besprochenen Themen überhaupt nicht von Bedeutung sind. Diese Teilnehmenden sind aus nachvollziehbaren Gründen nicht so interessiert bei der Sache, weniger vorbereitet und können deshalb auch nur wenig zur Zielerreichung beitragen. Das Schlimme daran ist: In der Regel schweigen diese Menschen nicht einfach, sondern sie diskutieren trotzdem mit – aber wenig zielgerichtet, was dadurch die Diskussion nur unnötig verlängert. 


Deshalb lohnt es sich, bei der Einladung zu einem Meeting genau zu überlegen: Wer muss wirklich dabei sein? Je kleiner die Gruppe ist, desto einfacher ist die Kommunikation und entsprechend einfacher ist es auch, Entscheidungen zu treffen. 


Was die Stellvertretung angeht: Bei allgemeinen Informationssitzungen sind Stellvertreter akzeptabel. Wenn es um Entscheidungen geht oder die Weitergabe von Informationen mit hoher Tragweite, sind Stellvertreter wenig geeignet. Oft muss es dann doch noch einen Nachgang zum eigentlichen Meeting geben, um die tatsächlichen Entscheidungsträger einzubeziehen. Somit wird die erste Runde obsolet.


Sitzungsturbo Nr. 7: Ein gutes Zeitmanagement

„Ist die Zeit das Kostbarste unter allem, so ist die Zeitverschwendung die allergrösste Verschwendung!“, sagte Benjamin Franklin. Um sich dieser Verschwendung nicht schuldig zu machen gilt für den Umgang mit der Zeit: Starten Sie das Meeting pünktlich – das zeigt den Teilnehmenden, die zu spät kommen, dass es sich nächstes Mal lohnt, rechtzeitig da zu sein. Wenn sechs Personen 10 Minuten auf einen Nachzügler warten, wurde schon eine ganze Stunde Arbeitszeit „totgeschlagen“. Das ist nicht nur Verschwendung von Zeit, sondern auch von Geld. Geben Sie die Dauer des Meetings vorab bekannt – und halten Sie sie ein. Als Unterstützung dafür lohnt es sich, einen Zeitmanager zu bestimmen. Als Faustregel für die Sitzungsdauer gilt: Eine Stunde ist ein gutes Zeitfenster, um Informationen auszutauschen und Entscheidungen zu treffen. Wenn es schneller geht, ist es gut. Wenn es länger dauert, muss es wirklich gute Gründe dafür geben, es sollte nicht einfach an ausufernden Diskussionen liegen.


Noch ein Tipp zum Schluss:

Wenn Sie Meetings immer wieder in der gleichen Runde abhalten, z.B. Teammeetings, lohnt es sich, gemeinsame Meeting-Spielregeln zu definieren. Mit diesen lassen sich die Sitzungsturbos bei allen Beteiligten nachhaltig verankern – so dass auch jeder auf ihre Einhaltung achten kann. Und jetzt viel Spass bei Ihren künftigen, zielführenden Meetings!

Kontaktinfo

Angelika Rinner

Name Angelika Rinner
Position Dipl.-Psych.
Firma Werner Berger & Partner AG
Adresse Grundstrasse 10
CH-6343 Rotkreuz

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