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Veröffentlicht vor 1 Jahr, 1 Monat

Wettbewerbsvorteile dank DMS

Täglich erhalten Unternehmen eine Vielzahl an E-Mails, Dokumenten und Informationen. Mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) können diese verschiedenen Dokumente sicher archiviert und effizient verwaltet werden und die Verarbeitung der Daten erfolgt schneller. Das schafft Management- und somit Wettbewerbsvorteile im Betrieb.

Das Bedürfnis nach einer praktikablen Software-Lösung, um Daten schnell abzulegen, zu filtern und wiederzufinden, ist bei vielen Unternehmen gross. Wer seine Daten effizient verwalten möchte, braucht dafür ein modernes Ablagesystem. „Für Unternehmen bieten sich sogenannte Dokumenten-Management-System (DMS) an. Sie helfen mit verschiedenen Tools, organisatorische Prozesse im Betrieb effizienter zu gestalten“, sagt Helmar Steinmann, Niederlassungsleiter der ELO Digital Office CH AG.

Dokumenten-Management-Systeme unterstützen die Organisation, Koordination, Überwachung und Verteilung von Dokumenten in einem Unternehmen markant. Die Ablage der Dokumente wird vereinheitlicht und klar strukturiert. Grosse Datenmengen und verschiedenste geschäftsrelevante Informationen lassen sich wirksam kanalisieren.

E-Mails effizient verwalten

Zu diesen geschäftsrelevanten Informationen gehört auch der E-Mail-Verkehr in einem Unternehmen. E-Mails beinhalten oft geschäftskritische Informationen oder wichtige Projektdokumente. Deshalb ist eine optimale Vernetzung der E-Mails mit den Geschäftsprozessen wichtig. Mittels DMS ist es für die Anwender möglich, sämtliche E-Mails von der Entstehung bis zur Entsorgung zu verarbeiten, zu archivieren und zu verwalten. Die zentrale Verwaltung sorgt dafür, dass zum Beispiel E-Mails eines bestimmten Projekts nicht zuerst im E-Mail-Programm mühsam zusammengesucht werden müssen, sondern im entsprechenden Projektordner abgelegt sind – dort, wo sich auch die anderen relevanten Dokumente wie Verträge, Konzepte, Rechnungen und andere Unterlagen befinden.

Das E-Mail-Management bezieht sämtliche E-Mails in die Geschäftsabläufe ein, macht Automatisierungen möglich und archiviert die Daten gemäss den gesetzlichen Vorgaben. So sind die E-Mails logisch abgelegt und können schnell wiedergefunden werden. Je nach Anforderung ermöglicht ein DMS zwei E-Mail-Archivierungsstrategien, die clientbasierte- oder die serverbasierte E-Mail-Archivierung. Über effiziente Suchmechanismen kann der Anwender jederzeit aus dem E-Mail-System heraus auf seine archivierten Dokumente und Daten zugreifen. So lassen sich wichtige Informationen aus ein- und ausgegangenen E-Mails gezielt in die laufenden Geschäftsprozesse einbeziehen.

Mehr Effizienz und weniger Papier

Durch die reibungslose Verbindung und Integration von DMS in andere Betriebssysteme können ganzheitliche Prozesse geschaffen werden – was Arbeitsabläufe beschleunigt. Man spricht daher heute nicht einfach nur von einem DMS, sondern immer häufiger auch von Enterprise - Content - Management - (ECM-)Systemen, da sich die Funktionalitäten eines DMS über die verschiedensten Geschäftsprozesse eines Unternehmens erstrecken. „Möglich ist auch der Zugriff über Smartphones, Tablets, Webbrowser, z.B. vom Home Office aus. Das erhöht die Flexibilität der Mitarbeitenden und reduziert die Papierberge“, so Steinmann. An Sitzungen kann also auf die ausgedruckte Version verzichtet und das Dokument direkt digital bearbeitet werden. Das hat auch positive Auswirkungen auf ökologische Aspekte; die Papierberge sind wesentlich kleiner und die Dokumenten-Archive benötigen keine riesigen Ordnerschränke mehr.

Mobiles Arbeiten möglich

Um auch unterwegs auf die gewünschten Daten zuzugreifen, haben Anbieter Lösungen für KMU und Grossunternehmen entwickelt. Mittels App können Mitarbeiter von jedem Punkt der Welt aus – sofern er über ein Mobilfunknetz oder WLAN erschlossen ist – auf ihr Firmenarchiv zugreifen und produktiv arbeiten. Bei der DMS-Software ELO zum Beispiel ist eine solche App zum festen Bestandteil der Arbeit von vielen Anwendern geworden. Ein wichtiger Zusatznutzen: Selbst wenn keine WLAN-Verbindung besteht, kann im System gearbeitet werden. Sobald das Endgerät wieder ins Internet geht, werden die Änderungen synchronisiert. Jeder Beteiligte ist dann sofort wieder auf dem neuesten Stand.

Mehr Zeit für das Wesentliche

Dokumenten-Management-Systeme sind also vor allem für den Arbeitsalltag gewinnbringend. Dokumente lassen sich automatisch im System archivieren und schnell wiederfinden. Dank diesem schnellen Zugriff bleibt den Mitarbeitenden mehr Zeit für das Wesentliche und sie haben einen besseren Überblick auf alle relevanten Daten. Auch Helmar Steinmann ist dieser Meinung: „Die Einführung einer Unternehmenssoftware, wie etwa eines modernen DMS-Systems, ist mit einem gewissen finanziellen und zeitlichen Aufwand verbunden. Dieser amortisiert sich jedoch innerhalb kürzester Zeit. Insbesondere Unternehmen, die sensible Daten verwalten, sollten auf eine professionelle Lösung setzen.“

Kontaktinfo

Helmar Steinmann

Name Helmar Steinmann
Position Niederlassungsleiter

Firma ELO Digital Office CH AG
Adresse Industriestrasse 50b
CH-8304 Wallisellen
Telefon +41 (0) 43 544 39 00
Online sales@elo.com
www.elo.ch

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